Les rencontres d’appréciation (ou les évaluations) constituent un excellent outil de perfectionnement dont l’objectif général est d’améliorer les services et actions de l’entreprise par le biais de ses employés. Évaluer le rendement, c’est analyser la performance du personnel en misant sur le maintien de la satisfaction au travail tout en favorisant la progression professionnelle et personnelle.

Cette démarche constitue alors un outil de gestion et un moyen de communication unique entre la personne évaluée et l’évaluateur. Elle vise l’amélioration et non la discipline. Pour être porteur de sens, ce processus se doit d’être dynamique et constructif, tant pour les employés que pour la direction. Lors de ces rencontres, on y verra donc à identifier et mettre en valeur les points forts, identifier les points faibles et finalement à proposer un plan d’action pour corriger ceux-ci.

Les objectifs sont pour l’employé de :
1) connaître ses responsabilités, les attentes et les critères face à son rendement;
2) préciser de quel type de soutien il a besoin et des possibilités de progression.

Et pour la direction :
1) d’informer l’employé de l’appréciation de son rendement (feed back);
2) d’informer l’employé des attentes et objectifs à atteindre;
3) de valoriser l’employé dans l’exécution de son travail;
4) d’évaluer les besoins de formation et de développement de l’employé;
5) de discuter de certains sujets (changements à venir, nouvelles orientations, etc.).

L’appréciation du rendement s’effectue par le supérieur immédiat. Nous recommandons un premier entretien trois (3) mois après l’arrivée d’un nouvel employé ou d’un changement de fonction. Par la suite, les rencontres se font au moins une fois à chaque année. Enfin, pour plusieurs gestionnaires, les rencontres d’appréciation demeurent une étape difficile bien qu’ils soient en accord avec les bienfaits de ce processus. Donc, pour vous venir en aide, voici quelques trucs qui devraient vous faciliter la vie.

La préparation…oublions l’improvisation !
1. Préparer un formulaire et révisez votre documentation
Relisez le dossier de l’employé, revoyez ses objectifs et les mandats que vous lui avez confiés. Inscrivez ses bons coups et les moins bons coups réalisés, les changements qui sont survenus en cours de route… Notez les faits concrets qui viennent appuyer votre appréciation (surtout pour les aspects à améliorer). Préparez-vous à expliquer vos commentaires.

2. Consultez les « clients » de votre employé
Tous les emplois dans une organisation ont été créés de façon à produire un résultat ou un service qui servira à des clients externes et à des clients internes (collègues, supérieurs). Consultez-les. Posez-leur des questions sur la qualité du travail ou du service reçu, le délai de remise, la facilité à traiter avec cette personne. Mais attention à la qualité de la rétroaction : il ne faut pas oublier que des faits valent mieux que des impressions.

3. Faites le lien entre vos propres résultats et ceux qui sont atteints par l’employé
Normalement, vos employés collaborent à l’atteinte de vos résultats d’affaires ou à la réalisation de votre mandat. Révisez les résultats et les événements significatifs de votre propre performance. Ceci apportera de bons arguments lors de votre entretien.

La rencontre d’appréciation…
1. Ordonnez vos entrevues et choisissez les moments propices
Il vous sera certainement plus facile de commencer vos rencontres par les employés avec qui  la communication est plus facile. Choisissez le moment de la semaine où vous serez le plus disponible. Prévoyez environ soixante (60) minutes par rencontre et évitez d’être interrompu (téléphone…) au moment des rencontres.

2. Souvenez-vous que l’entrevue est une occasion de dialoguer
Sauf si vous rencontrez un employé pour l’avertir que son lien d’emploi sera compromis s’il ne change pas son comportement, l’entrevue devrait constituer une occasion de faire le point, de discuter de ce qui va bien et de ce qui pourrait être amélioré. Tout employé aime recevoir de la rétroaction.

3. Manifestez votre reconnaissance
L’employé souhaite recevoir des commentaires positifs, ce qui a des effets exponentiels sur les comportements désirés.

4. Offrez votre soutien et déterminez un plan d’action
Lorsqu’une personne doit changer son comportement ou son attitude, le soutien du patron est essentiel. Discutez des moyens concrets qui pourraient l’aider. Convenez ensemble du « plan de match » pour le maintien ou l’amélioration de son rendement.

Après la rencontre…rigueur, rigueur et rigueur
1. Faites un suivi
Si le résultat de l’évaluation comportait un ou plusieurs éléments nécessitant des actions correctives, une rencontre dans les trois à quatre mois suivants doit être effectuée pour vérifier l’évolution de l’action corrective ou du changement requis. La rigueur est de mise si nous voulons que cette activité soit constructive.

Édith Vignola CRHA
Vignola RH, richesse humaine

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